Respuesta rápida. Anote cada caso registrable en el registro OSHA 300 y en el 301 dentro de los 7 días calendario después de enterarse (1904.29(b)(3)). Publique el resumen 300A del año anterior del 1 de febrero al 30 de abril, aunque todos los totales sean cero (1904.32(b)(6)). Si su establecimiento está cubierto, envíe los datos por vía electrónica en la Aplicación de Seguimiento de Lesiones (ITA) de OSHA a más tardar el 2 de marzo (1904.41(c)). Guarde el registro 300, la lista de casos privados, el 300A y los 301 durante cinco años después del final del año que cubren, y siga actualizando el 300 durante esos cinco años (1904.33).
Quién debe llevar el registro
Todo empleador cubierto por la Ley OSH lleva registros de lesiones y enfermedades a menos que aplique una de dos exenciones (29 CFR 1904.1 y 1904.2):
- Diez empleados o menos en todo momento durante el año calendario anterior, contando toda la empresa, no la obra, y contando a los trabajadores de medio tiempo, de temporada y temporales que usted supervisa. Si tuvo once personas en la nómina una semana de julio, este año lleva el registro.
- Industrias parcialmente exentas, la lista de bajo riesgo del Apéndice A de la Subparte B: la mayoría de las oficinas, muchas tiendas, algunos servicios. Construcción, manufactura, almacenes, transporte de carga, servicios públicos y agricultura no están en ella.
Las dos exenciones tienen los mismos dos huecos. Todos, exentos o no, reportan a OSHA una muerte, una hospitalización, una amputación o la pérdida de un ojo (1904.39). Y si OSHA o la Oficina de Estadísticas Laborales le escribe pidiéndole llevar registros para una encuesta, los lleva ese año (1904.41, 1904.42).
Los estados con plan estatal usan los mismos formularios con sus propios números (California lo llama Cal/OSHA 300 bajo 8 CCR §14300). Las reglas de abajo son federales; las versiones estatales coinciden en todo lo que está aquí a menos que digamos otra cosa.
Los tres formularios
| Formulario | Qué es | Cuándo |
|---|---|---|
| OSHA 300 | El registro. Un renglón por caso registrable: quién, cuándo, qué pasó, qué tipo de caso, cuántos días. | Dentro de los 7 días calendario después de enterarse del caso (1904.29(b)(3)). |
| OSHA 301 | El reporte del incidente. Una página por caso con los detalles. El primer reporte de lesión de su seguro de compensación puede sustituirlo si tiene todos los campos del 301 (1904.29(b)(4)). | Los mismos 7 días. |
| OSHA 300A | El resumen anual. Totales del registro, promedio de empleados, total de horas trabajadas, firmado por un ejecutivo de la empresa. | Publicado del 1 de febrero al 30 de abril, aunque los totales sean cero (1904.32). |
Un registro por establecimiento que vaya a estar abierto un año o más (1904.30). Las constructoras con obras que van y vienen llevan un registro para la empresa, o uno por división o región, y pueden tenerlo en la oficina siempre que puedan anotar un caso dentro de 7 días y presentar el registro cuando se lo pidan.
Qué cuenta como registrable
Un caso entra al registro cuando las tres cosas son ciertas (1904.4 a 1904.7): está relacionado con el trabajo, es un caso nuevo, y resulta en por lo menos una de estas:
- Muerte
- Días de ausencia del trabajo
- Trabajo restringido o transferencia a otro puesto
- Tratamiento médico más allá de primeros auxilios
- Pérdida del conocimiento
- Una lesión o enfermedad significativa diagnosticada por un médico u otro profesional de salud con licencia, aunque no haya tratamiento: un hueso o diente fracturado o fisurado, un tímpano perforado, cáncer, una enfermedad crónica irreversible
Cuatro tipos de casos tienen sus propias reglas además de eso: pinchazos y cortadas con objetos punzocortantes contaminados (siempre registrables, 1904.8), retiro médico bajo una norma de sustancias como el plomo (1904.9), pérdida auditiva de 10 dB o más que deje la audición total en 25 dB o más desde el cero audiométrico (1904.10), y tuberculosis después de una exposición conocida (1904.11).
Registrable no es lo mismo que compensable, y no es admitir nada. El registro es un conteo de lo que pasó en el trabajo. Si el seguro de compensación paga, si el trabajador tuvo la culpa y si usted violó una norma son preguntas separadas. No espere la decisión del seguro para hacer la anotación; tiene 7 días.
Primeros auxilios o tratamiento médico: la lista
Esta es la decisión que define la mayoría de los casos. OSHA la resolvió escribiendo una lista cerrada: si el tratamiento está en la lista, es primeros auxilios y el caso no es registrable por ese motivo. Si no está en la lista, es tratamiento médico y el caso entra al registro. La lista es 1904.7(b)(5)(ii), y no importa quién dé el tratamiento ni dónde.
| Primeros auxilios (no registrable por sí solo) | Tratamiento médico (registrable) |
|---|---|
| Medicamento sin receta en dosis sin receta | Cualquier medicamento con receta, aunque sea una sola dosis, o medicamento sin receta en dosis de receta |
| Vacuna contra el tétanos | Otras inyecciones o vacunas dadas por la lesión, como hepatitis B o rabia |
| Limpiar, enjuagar o remojar una herida en la superficie de la piel | Puntadas, grapas, pegamento quirúrgico o cualquier cierre de herida distinto de lo que está a la izquierda |
| Vendas, gasas, curitas, tiras de mariposa y Steri-Strips | |
| Terapia con calor o frío | Fisioterapia o tratamiento quiropráctico |
| Soporte no rígido: venda elástica, envoltura, faja no rígida | Soporte rígido: yeso, férula, bota ortopédica |
| Inmovilización temporal mientras se transporta a la persona (férula, cabestrillo, collarín, tabla) | |
| Perforar una uña para aliviar la presión; drenar el líquido de una ampolla | |
| Parche en el ojo | |
| Quitar cuerpos extraños del ojo con irrigación o un hisopo | Quitar cuerpos extraños del ojo de cualquier otra forma |
| Quitar astillas o material extraño de la piel con irrigación, pinzas, hisopos u otros medios simples | Cortar u otros procedimientos para sacar material incrustado |
| Protectores de dedo | |
| Masaje | |
| Tomar líquidos para aliviar el estrés por calor | Líquidos intravenosos |
Dos cosas que parecen tratamiento pero no lo son: una visita al médico, por sí sola, y los procedimientos de diagnóstico como radiografías, análisis de sangre y resonancias, incluida una receta dada solo para diagnóstico. Una radiografía negativa después de una caída, con hielo e ibuprofeno, es primeros auxilios. La misma caída con una fractura en la radiografía es registrable por el diagnóstico, con tratamiento o sin él.
¿Fue relacionado con el trabajo?
Si pasó en el ambiente de trabajo, OSHA presume que está relacionado con el trabajo a menos que encaje una de las excepciones de la lista (1904.5). Las excepciones que la gente de verdad usa:
- La persona estaba ahí como miembro del público, no como empleado.
- Los síntomas aparecieron en el trabajo pero vinieron por completo de algo fuera del trabajo, como una condición que se agravó sin ningún evento laboral. "Por completo" es una barra alta.
- Comer o beber su propia comida, o prepararla para sí mismo. Atragantarse con un sándwich en el comedor no es registrable; quemarse con la cafetera de la empresa sí.
- Tareas personales fuera del horario de trabajo estando en las instalaciones.
- Aseo personal, automedicación por una condición no laboral, o una lesión autoinfligida a propósito.
- Un accidente de vehículo en el estacionamiento de la empresa o en el camino de acceso durante el trayecto de ida o vuelta.
- Resfriado común o gripe.
- Una enfermedad mental, a menos que un profesional con licencia que trate al trabajador diga que está relacionada con el trabajo.
- Actividades voluntarias de bienestar, ejercicio o recreación, incluido el partido de softbol de la empresa.
Los viajes están relacionados con el trabajo cuando la persona está trabajando: el trayecto entre obras sí lo está, el hotel después de registrarse no (1904.5(b)(6)). Una lesión laboral de alguien que trabaja desde casa cuenta cuando está directamente relacionada con el trabajo y no con la casa (1904.5(b)(7)). El agravamiento de una lesión vieja cuenta como relacionado con el trabajo cuando un evento laboral la empeoró (1904.5(b)(4) y 1904.6).
Cómo contar los días
Los días de ausencia y los días restringidos son días calendario, empezando el día después de la lesión, contando fines de semana y días en que la persona no estaba programada, hasta un tope de 180 días por caso (1904.7(b)(3) y (b)(4)). Si el médico dice que se quede en casa y el trabajador viene de todos modos, cuenta los días que dijo el médico. Si el médico dice que trabaje y el empleado se queda en casa, no. Trabajo restringido significa que la persona no pudo hacer una función rutinaria de su puesto, o no pudo trabajar un turno completo, por la lesión. "Trabajo ligero" es trabajo restringido. Actualice el registro conforme se acumulen los días; va a necesitar el total para el 300A.
Las fechas
| Cuándo | Qué | Regla |
|---|---|---|
| Dentro de 7 días calendario | Anote el caso en el 300 y llene el 301 (o el formulario equivalente). | 1904.29(b)(3) |
| Del 1 de febrero al 30 de abril | Publique el 300A del año anterior donde publica los avisos para los empleados, en cada establecimiento, aunque sea con cero casos. Antes de publicarlo, un ejecutivo de la empresa revisa el registro y certifica el resumen: el dueño, un directivo, la persona de mayor rango en el establecimiento, o el supervisor de esa persona. | 1904.32 |
| 2 de marzo | Envíe los datos del año anterior por vía electrónica a través de la Aplicación de Seguimiento de Lesiones (ITA) de OSHA si su establecimiento está cubierto (vea abajo). | 1904.41 |
| Dentro de 8 horas | Reporte a OSHA cualquier muerte relacionada con el trabajo. | 1904.39 |
| Dentro de 24 horas | Reporte cualquier hospitalización, amputación o pérdida de un ojo relacionada con el trabajo. | 1904.39 |
| 5 años | Guarde el 300, los 301 y el 300A durante los cinco años siguientes al año que cubren, y siga actualizando el 300 con los cambios durante ese tiempo. | 1904.33 |
| Al final del siguiente día hábil | Entregue a un empleado, exempleado o su representante una copia del registro 300 cuando la pida. También el 301 de su propio caso. | 1904.35 |
Quién envía por vía electrónica
- Establecimientos con 20 a 249 empleados en las industrias del Apéndice A de la Subparte E, que incluye toda la construcción (NAICS 23), manufactura, almacenes, transporte de carga y muchas otras: envían el 300A.
- Establecimientos con 250 empleados o más en cualquier industria que deba llevar registros: envían el 300A.
- Establecimientos con 100 empleados o más en las industrias de mayor riesgo del Apéndice B de la Subparte E (contratistas de cimentación, estructura y exteriores de edificios en NAICS 2381, transporte general de carga, muchos códigos de manufactura y otros): envían el 300, los 301 y el 300A.
Cuente a los empleados del establecimiento en su punto máximo del año, incluidos los de medio tiempo y los temporales que usted supervisa. La aplicación de cobertura de la ITA en osha.gov le dice si un establecimiento está cubierto. Los estados con plan estatal adoptaron el mismo requisito; algunos reciben el envío por sus propios sistemas, así que revise el suyo. ¿Se le pasó la fecha? Envíe de todos modos. Tarde es mejor que nunca, y OSHA lo dice en la página de la ITA.
Lo que se reporta a OSHA por teléfono
Esto es aparte del registro y aplica a todo empleador, incluidos los exentos de llevar registros. Una muerte dentro de las 8 horas después de enterarse, y dentro de los 30 días del incidente. Una hospitalización (admitido para atención, no solo observación o una visita a urgencias), una amputación o la pérdida de un ojo dentro de las 24 horas, y dentro de las 24 horas del incidente. Llame a la oficina de área de OSHA más cercana, al número de 24 horas 1-800-321-OSHA (6742), o use el formulario en línea. Los infartos en el trabajo también se reportan; OSHA decide si investiga. Los accidentes de vehículos en vías públicas y los incidentes en aerolíneas comerciales son las principales excepciones. En un estado con plan estatal se reporta a la agencia estatal, y algunas son más estrictas: California quiere que toda lesión grave se reporte dentro de 8 horas (8 CCR §342), y Washington quiere las hospitalizaciones dentro de 8 horas (WAC 296-27-031).
Varias obras, temporales y casos privados
- Los trabajadores temporales van en el registro de quien los supervisa día a día. Si su líder le dice al temporal qué hacer, el caso es suyo, no de la agencia (1904.31).
- Los empleados de contratistas van en el registro de su empleador, no en el suyo, a menos que usted los supervise directamente.
- Casos privados: escriba "caso privado" en vez del nombre en el 300 y lleve una lista confidencial aparte. Es obligatorio para lesiones en partes íntimas o el sistema reproductivo, agresiones sexuales, enfermedades mentales, VIH, hepatitis y tuberculosis, pinchazos y lesiones con punzocortantes, y cualquier otra enfermedad que el empleado le pida mantener privada (1904.29(b)(7)).
- Varias obras de corta duración: un registro de la empresa, o uno por región o división. Anote el nombre de la obra en la columna de "dónde ocurrió el evento" para poder ordenar después.
Errores en la mayoría de los registros que abrimos
- Sin 300A publicado porque "no pasó nada". Cero también se publica, el 1 de febrero, firmado.
- Casos de primeros auxilios en el registro, lo que infla la tasa que ven su aseguradora y su contratista general, y casos de tratamiento médico fuera porque el trabajador "no faltó ningún día".
- Trabajo restringido sin contar. Si el trabajador está en trabajo ligero, es un caso restringido registrable, y los días cuentan.
- Esperar a que la aseguradora de compensación acepte el reclamo antes de anotar el caso.
- Días de ausencia detenidos en 30 o en "cuando regresó", sin actualizar después.
- El envío electrónico del 2 de marzo olvidado porque el 300A "está publicado en la pared".
- Solo empleados de tiempo completo contados para los umbrales de 10 y 20 empleados.
- Una muerte u hospitalización reportada a la aseguradora y al cliente, pero no a OSHA dentro de las 8 o 24 horas.
- El registro de 2024 tirado a la basura en 2026. Cinco años.
Reportes de incidentes que llenan el 300, el 301 y el 300A
En 29Safety el capataz reporta el incidente desde el teléfono con fotos, el sistema hace las preguntas de primeros auxilios en orden y decide si es registrable o no con la regla citada, y el 300, el 301 y el 300A se llenan solos. El 300A está listo para imprimir y firmar el 1 de febrero, y los conteos están ahí para el envío del 2 de marzo.
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Preguntas que nos hacen
¿Necesito llevar un registro OSHA 300 con 12 empleados?
Sí, a menos que su industria esté en la lista de parcialmente exentas del Apéndice A de la Subparte B de la Parte 1904. La exención por tamaño es de diez empleados o menos en todo momento durante el año calendario anterior, en toda la empresa, contando a los trabajadores de medio tiempo, de temporada y temporales que usted supervisa. Construcción, manufactura, almacenes y transporte de carga no están parcialmente exentos.
¿Una receta es registrable?
Sí. Cualquier medicamento con receta dado por una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo es tratamiento médico bajo 29 CFR 1904.7(b)(5), aunque sea una sola dosis, aunque el trabajador nunca la surta. Las excepciones son una receta dada solo para diagnóstico y los medicamentos sin receta en dosis sin receta.
¿Tengo que publicar el 300A si no tuvimos lesiones?
Sí. Todo establecimiento que debe llevar registros publica el 300A del 1 de febrero al 30 de abril con ceros en los totales, certificado por un ejecutivo de la empresa (29 CFR 1904.32).
¿Dónde envío el 300A por vía electrónica?
A través de la Aplicación de Seguimiento de Lesiones (ITA) de OSHA en osha.gov/injuryreporting, antes del 2 de marzo de cada año, si su establecimiento está cubierto: 20 a 249 empleados en las industrias del Apéndice A, que incluyen la construcción, 250 o más en cualquier industria que lleve registros, o 100 o más en las industrias del Apéndice B, que además envían los datos del 300 y el 301. Los estados con plan estatal adoptaron el mismo requisito.
¿Un reclamo de compensación laboral significa que el caso es registrable?
No, y lo contrario también es cierto. Si es registrable lo deciden los criterios de OSHA en 1904.4 a 1904.7, no si el reclamo se presentó, se aceptó o se negó. Haga la anotación dentro de 7 días y cámbiela después si los hechos cambian.
¿Cuánto tiempo guardo los registros?
Cinco años después del final del año calendario que cubren (29 CFR 1904.33): el registro 300, la lista de casos privados, el 300A y los 301. Los registros de 2025 se guardan hasta el 31 de diciembre de 2030. Durante esos cinco años sigue actualizando el registro 300 cuando un caso cambia, por ejemplo cuando sube el total de días de ausencia o un caso resulta no ser registrable. No tiene que actualizar el 300A ni los 301, aunque puede hacerlo.
¿Para qué sirve el registro OSHA 300?
La Parte 1904 existe para que los empleadores registren y reporten las muertes, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo (29 CFR 1904.0), y el registro 300 es donde queda ese registro. El formulario de OSHA dice que el registro se usa para clasificar las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo y para anotar el alcance y la gravedad de cada caso. Sus totales se convierten en el 300A que se publica para sus trabajadores y, en los establecimientos cubiertos, en los datos que se envían a OSHA. Registrar un caso no significa que el empleador o el trabajador tuvo la culpa, que se violó una regla ni que la compensación laboral tenga que pagar.
¿Cómo se llena el registro OSHA 300, columna por columna?
Una línea por caso registrable. La columna A es el número de caso; la B, el nombre del empleado, o "caso privado" en los casos que enumera 1904.29(b)(7); la C, el puesto (el ejemplo del propio formulario es "Welder", soldador); la D, la fecha de la lesión o del inicio de la enfermedad; la E, dónde ocurrió el evento; la F, cuál fue la lesión o enfermedad, la parte del cuerpo y el objeto o la sustancia que la causó. Luego marque solo una de las columnas G a J según el resultado más grave: muerte, días de ausencia del trabajo, transferencia o restricción de trabajo, u otro caso registrable. La K y la L son los días de ausencia y los días con transferencia o restricción, y la M marca un solo tipo: lesión, trastorno de la piel, afección respiratoria, envenenamiento, pérdida auditiva u otras enfermedades. El ejemplo del registro de 2025 al inicio de esta página muestra cada columna.
¿Hay un árbol de decisión de OSHA para saber qué va en el registro?
Sí, en 1904.4(b)(2). Pregunta, en orden: si el empleado tuvo una lesión o enfermedad; si está relacionada con el trabajo (1904.5); si es un caso nuevo (1904.6); y si cumple los criterios generales de registro (1904.7) o uno de los casos específicos de 1904.8 a 1904.12, como los pinchazos con agujas y la pérdida auditiva. Si las cuatro respuestas son sí, va en el registro. Después clasifíquelo por el resultado más grave y marque solo una de las columnas G a J.
¿Cómo se cuentan los días de ausencia del trabajo?
En días calendario, empezando el día después de la lesión, incluidos fines de semana, días festivos y días libres si el trabajador no habría podido trabajarlos por la lesión. Si un médico recomienda días de ausencia y el trabajador viene de todos modos, anote los días que recomendó el médico; si el médico le da de alta y se queda en casa, deje de contar en la fecha que dijo el médico. En una ausencia larga anote un estimado y actualícelo después, y deje de contar a los 180 días (29 CFR 1904.7(b)(3)). Lesionado un lunes y de vuelta al trabajo el lunes siguiente son 6 días de ausencia. Los días de trabajo restringido o de transferencia se cuentan igual, en la columna L.
¿No está seguro de cómo aplica a su trabajo? en el chat, o escriba a safetyteam@29safety.com.